Список ОИВ > Министерство культуры Омской области > Архивное управление > Контроль за соблюдением архивного законодательства > Обзор правоприменительной практики
Обзор
правоприменительной практики в области архивного законодательства на территории Омской области
В 2016 году плановые проверки проводились должностными лицами архивного управления Министерства культуры Омской области в соответствии с Планом проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2016 год, утвержденным распоряжением Министерства культуры Омской области от 29 октября 2015 года № 479-рм, и Планом проведения проверок органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления на 2016 год, утвержденным распоряжением Министерства культуры Омской области от 15 сентября 2015 года № 406-рм.
В течение 2016 года проведено 22 плановых проверки, из них 6 – в городе Омске, 16 – в районах Омской области. По результатам плановых проверок составлено: 22 акта, 9 предписаний и 12 протоколов об административном правонарушении, предусмотренном статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Кроме того, в 2016 году проведено 14 внеплановых проверок в связи с истечением срока исполнения юридическим лицом ранее выданного предписания. По результатам внеплановых проверок составлено: 14 актов, 8 предписаний и 8 протоколов об административном правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 19.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Обязательные требования, соблюдение которых проверяется, установлены следующими нормативными правовыми актами:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
3. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
4. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
5. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 года № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».
6. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
7. Приказ Федеральной архивной службы России от 23 октября 2000 года № 64 «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах».
8. Приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
За нарушение законодательства в области архивного дела, Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность:
- статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»;
- статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов».
Среди нарушений обязательных требований в области архивного дела можно выделить следующие.
| Типовые нарушения обязательных требований | Возможные мероприятия по их устранению |
| Помещения архивохранилищ, а также других помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, не оборудованы средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны
| Оборудовать указанные помещения охранной сигнализацией |
| Архивные документы размещаются в архивохранилищах на деревянных стеллажах
| Оборудовать архивохранилища металлическими стеллажами |
| Архивные документы хранятся россыпью (отдельными делами) | Хранить архивные документы в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов |
| Отсутствуют приборы контроля температуры и влажности в архивохранилищах | Установить в архивохранилищах контрольно-измерительные приборы |
| Архивные документы хранятся не в темноте | Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью |
| Отсутствуют ярлыки на коробках (отдельные реквизиты ярлыков) | На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке
|
| Отсутствует нумерации помещений, стеллажей и т.д. | Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз, слева направо
|
| Отсутствуют топографические указатели | В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные, а при большом количестве фондов – пофондовые
|
| Не проводятся проверки наличия и состояния документов | Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет
|
| Не упорядочены (в части формирования и(или) оформления и(или) описания) документы постоянного срока хранения, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения | Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию. Архивные документы должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов
|
| Не заведены основные (обязательные) учетные документы | В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей
|